こんにちは、椎名社会保険労務士事務所です。
皆さんの職場では、「気づいたら一日が終わっていた」「業務に追われてやりたいことができない」といった声はありませんか?
限られた時間の中で成果を上げるには、「効率的な時間活用」がカギとなります。
今回は、企業や職場で実践できる時間活用術をご紹介します。
1.時間の「見える化」でムダを把握する
まず取り組みたいのが、業務の棚卸しと可視化です。
社員がどの業務にどれくらいの時間を使っているかを把握することで、非効率な部分や重複作業が見えてきます。
タイムログや業務日報などを活用し、時間の使い方を「見える化」しましょう。
2.優先順位を明確に
すべての業務を完璧にこなすことは現実的ではありません。
重要度と緊急度をマトリクスで分け、優先度の高いものから着手する習慣をつけることが、生産性向上の第一歩です。
「やらなくていい仕事」にも気づけるようになります。
3.会議の短縮・削減
会議は意思決定や情報共有に必要ですが、目的が曖昧な会議は時間の浪費になりがちです。
事前にアジェンダを共有し、発言の時間制限や終了時間を設定するなど、会議時間の削減も効率化には欠かせません。
4.集中タイムを確保する
業務中の「ながら作業」や「通知のたびに中断する作業」は、集中力の低下を招きます。
一日の中で“集中タイム”を設定し、スマホやメールをオフにして作業に没頭する時間をつくることで、成果が格段に上がります。
5.業務の標準化・マニュアル化
業務手順が属人化していると、誰かが休んだときに対応ができず、全体の効率が落ちてしまいます。
業務マニュアルの整備や手順の見直しを行うことで、時間の無駄を省き、属人性のリスクも軽減できます。
効率的な時間活用は、働く人の「心の余裕」も生み出します
時間の使い方を見直すことは、単に生産性を上げるだけでなく、残業削減やワークライフバランスの実現にもつながります。
企業として、社員の時間の使い方に意識を向け、環境を整えることは、これからの時代に求められる経営姿勢です。
椎名社会保険労務士事務所では、業務の効率化や時間管理に関する社内研修の企画・実施もサポートしております。
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